“Dados históricos” é um termo que se refere a informações e fatos que documentam os dados gerados pelas empresas antes da implantação de uma padronização de geração e armazenamentos de dados e um Sistema de Gestão de Banco de Dados. Esses dados podem incluir registros escritos, imagens, pdfs, xls entre outros tipos de evidências.
Eles são cruciais para a compreensão das informações e não podemos simplesmente descartá-los.
Cada empresa tem seu próprio método de lidar com dados históricos.
Isso é um fato.
Mas o que mais vejo por aí é que elas compartilham o mesmo método: o método inexistente.
Portanto, vou listar um “passo-a-passo” com dicas do que, na minha visão, é um método coerente e que está de acordo com as boas práticas em gerenciamento de banco de dados.
- Antes de tudo, é fazer uma varredura do que se tem em meio físico.
- Faça a separação por campanhas de sondagem e, depois, por furos.
- Antes de digitalizar documentos físicos, certifique-se de que eles estejam organizados e etiquetados corretamente para evitar confusão durante o processo de digitalização.
- Pode ser útil criar uma lista de inventário detalhada de todos os documentos físicos, incluindo sua localização e condição.
- Caso você não tenha um sistema de AI, que categorize e encontre todos os dados que você procura em um banco não-estruturado, a saída com o melhor custo-benefício é contratar uma equipe dedicada para tabelar os dados que estão em meio físico.
- Ao digitalizar documentos físicos, considere usar um software de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para tornar o texto pesquisável e mais fácil de acessar.
- Para garantir a precisão dos dados, considere implementar um sistema de dupla entrada, onde dois operadores separados inserem os mesmos dados e, em seguida, comparam os resultados em busca de discrepâncias. Os dados digitados terão que ser tal qual estão no meio físico. Sempre haverá um padrão nas descrições, amostras, recuperação etc. A equipe de digitação deverá validar a digitação em si, confrontando from e to, gap, ovelarp, apontar inconsistências das descrições e informar o chefe da equipe, para que ele e os responsáveis do Sistema de Banco de Dados Geocientíficos (DBA e DA) tomem as devidas providências – o que fazer.
- É importante também checar se os testemunhos, amostras, polpas ainda se encontram no galpão e/ou laboratório.
- Para um trabalho mais minucioso, pode-se checar o quanto de testemunho ainda tem em cada caixa, por exemplo, e onde e como estas caixas estão dispostas.
- Uma vez digitado, validado e verificado, este banco de dados históricos pode ser absorvido pelo banco de dados atual, caso os dados sigam os mesmos padrões e protocolos, ou ele poderá ser tratado de forma distinta, como um banco de dados históricos oficial.
- Todos os arquivos pdf e jpg deverão ser armazenados em um servidor de arquivos (nuvem ou próprio), pois também fazem parte do banco de dados históricos oficial.
- Os laudos de laboratório poderão ficar em uma pasta única, porém somente se nas pastas dos furos tiverem um arquivo de mapeamento do laudo e diretório de onde podemos encontrá-los. O importante é sempre criar um procedimento padrão e segui-lo. Faça backup regularmente de todos os dados digitais para evitar perda em caso de falha do sistema ou outras circunstâncias imprevistas.
- Considere implementar um sistema para rastrear quaisquer alterações feitas no banco de dados, incluindo quem fez a alteração e quando.
Certifique-se de que todos os membros da equipe envolvidos no processo de gerenciamento do banco de dados recebam treinamento adequado e tenham acesso a recursos e suporte para ajudá-los a desempenhar suas funções de maneira eficaz.
Estes passos parecem ser fáceis e simples, porém não se deixe enganar.
A equipe que tratará dos dados históricos deve ser uma equipe dedicada a esta função, deve ser responsável sobre estes dados, tem que ter um perfil sistêmico e detalhista, e o trabalho tem que ter começo, meio e fim – ainda que o meio seja de longo prazo.
